In het Belgisch Staatsblad van 16 januari 2017 verscheen een nieuwe circulaire van 8 november 2016 met richtlijnen voor het gebruik van het geregistreerd kassasysteem (GKS) in de horeca.

Deze circulaire (AAFisc nr. 33/2016 (nr. E.T.124.747) van 8 november 2016):

  • bevat een aantal specifieke definities, zoals PC-POS kassasysteem, Fiscal Data Module (FDM) en Vat Signing Card (VSC),…;
  • somt de verplichtingen op van de fabrikant, invoerder en verdeler van een geregistreerd kassasysteem (GKS):
    • producenten en invoerders moeten onder meer de productienummers van alle kassasystemen die in België geleverd worden als onderdeel van een GKS doorgeven aan de belastingadministratie;
    • de productienummers van alle aan de verdeler geleverde kassasystemen werden aan de administratie meegedeeld door de producent/invoerder. Van zodra een dergelijk systeem door de verdeler aan een belastingplichtige wordt geleverd, dient hij de administratie in kennis te stellen van het betreffende productienummer en de identiteit van de klant;
    • de handleiding en documentatie bij de GKS moeten in het Nederlands, Frans, Duits of Engels zijn opgesteld en een exemplaar moet bij de verkoop van het kassasysteem aan de klant worden meegeleverd, enz.;
  • bevat de algemene voorschriften voor het GKS, met de verplichte en de verboden functies van het kassasysteem en de regels voor de communicatie van het kassasysteem met de controlemodule;
  • schrijft voor dat de GKS, met behulp van de controlemodule, de onveranderlijkheid van de ingebrachte gegevens moet waarborgen, vanaf het moment van de invoer in het kassasysteem tot op het einde van de wettelijke bewaartermijnen. Bovendien dient het de bewaring te waarborgen van alle ingebrachte gegevens. Daarom moeten alle ingebrachte gegevens onmiddellijk bij de aanmaak ervan worden vastgelegd:
    • in een elektronisch journaal (voor elektronische kasregisters);
    • in een journaalbestand (voor PC-POS kassasystemen);
  • vermeldt welke gegevens er op het btw-kasticket moeten staan;
  • somt op welke gegevens er op een ‘vereenvoudigd btw-kasticket’ moeten staan;
  • bevat de modaliteiten voor het aanmaken van een factuur (onder de vorm van een kasticket) met de geregistreerde kassa;
  • verplicht de belastingplichtige die een geregistreerde kassa gebruikt om een dagelijks financieel rapport en een dagelijks gebruikersrapport op te maken (Z-rapporten). Bovendien moet het mogelijk zijn om zogenaamde X-rapporten te genereren;
  • bevat de algemene en technische eisen waaraan de Fiscal Data Module (FDM) en de voorwaarden waaraan de Vat Signing Card (VSC) van de controlemodule van de geregistreerde kassa moeten voldoen. Deze controlemodule moet aangesloten zijn op het kassasysteem;
  • omschrijft wat de belastingplichtige-uitbater moet doen bij technische problemen met de VSC, de FDM en het geregistreerd kassasysteem zelf.